很多人发送电子邮件都不拘泥于电子邮件格式，或许他们都觉得自己用电子邮件用得不错，其实不然。太多的人由于没有注重邮件的抒写方式，因此而浪费了建立贸易关系、敲定交易，以及传达重要讯息的机会。尤其是在外贸电子邮件中，失去了众多的合作伙伴，因此大家要备加注意了！那么我们如何来避免这些问题呢？详见笔者讲解：如何避免以下七大误区！
误区一：不开门见山。主题不突出，发送邮件第一步就要把重要的信息说出来。如果不按邮件格式写清楚，因为PDA显示的局限性、时间压力、文化差异以及价值取向，可能导致很多收件人只能看到邮件的头几行内容，而忽视了主题。
误区二：喜欢用之前冗长的邮件往来内容来说事。很少有收件人愿意费力翻阅列在邮件正文后面的前期往来信息。应该把你的立场观点在正文中摆明，即便附后的内容也有所交待。
误区三：忽视语法和结构。这种问题出现在外贸电子邮件中的机率比较高，中文与英文的语法结构是大不相同的，但是如果你的书写表达可以准确无误，那么你远在海外的客户一定会对你刮目相看的，这样一来，或许能够给你增加更多的贸易机会。
误区四：不想写长邮件，即使言之有物。有时，邮件的内容越长，说得就越明白，这样就不用再添加附件，省得收件人打开附件时还要进行安全扫描。因此，不要害怕写长邮件，但要把内容的脉络结构理清楚。
误区五：段落过长，内容太密集，让人读起来头昏脑涨。邮件的长度并不会让人望而生畏，但大段大段的排版却会如此。
误区六：忽视收件人的感受。要记住，虽然我们看不到对方，也听不到对方的声音，但电子邮件是一种真人之间的交流。一封电子邮件的好坏，会直接影响到你或者你的整个企业的形象。
误区七：忘了电子邮件永垂不朽。大多数的人都闪电般地阅读、发送和删除自己的电子邮件。但有一点千万不能忘记：电子邮件永远存储在某个服务器上，如果我们在邮件中犯了什么错误，冒犯了什么人，或导致了什么困惑，到时候邮件就是最容易转发给别人的证据。
